展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
; x) T* _- X% I
! M1 e- [+ z$ i/ K编列预算八项原则
# i+ p: Y0 m4 L! h  j& m1、考虑运用时间
! `6 P  a- k- e7 X2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4 V3 r3 V/ `: A: d) F( y4、保留相当弹性与宽松度
4 z' N9 m3 Z& Q! Y: T4 Y' Z4 u9 l0 v5、保留相关资料以被查证
/ D2 E8 t  ~- ~( D, }( t6、了解各种报账程序与流向
( Y) A5 @6 \* [) b* M! t7 V. H7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

二、
预算规划表

3 n  H5 r% d6 u: b

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 " M5 I3 q+ G6 w6 _( X	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 ' E6 x6 {% E& W: O	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 6 q* s" f" @- a! s同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
' u1 G8 @4 B3 {  ^) \) X+ @２、展位租金
3 \) L2 b1 g6 S" V9 X: M9 ~由参展商缴纳。
& v( |' h5 Y8 ^) v' ?３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
& `7 K# g# j8 t, d6 a& o４、赞助收入
2 H2 H8 }% e* r" L对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
6 E2 V6 e( ^" Y" A５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
6 B, N- {6 a2 n! F. O9 N为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
1 B! s3 `) N( C) f% J8 a２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
" p# @! t, V3 t' s# U室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
( X- A( z. N+ L3 k, T) A7 H- Y25%。
３、餐饮费用支出
( W" [2 }& ^* a- x2 H( [大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
3 ]9 C' b+ A+ S5 O# w  q费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
5 X0 ]" c- G. M7 s# n４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
9 O' {" H4 @0 H! _' P6 v５、宣传费用
0 n2 |' ^; @/ K; f( \! |包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
& E& V5 \! T) x& T; c) S是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
7 d7 H' P1 x# x及参观等登归纳在这专案中。
, f  O+ K. ]4 Y$ R: e７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
7 n- ?0 e4 ~4 K, f2 Y1 ^% [6 {８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
( w5 a; b2 `$ G2 r5 u) P$ h9 C特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
6 E( ~/ N7 S6 G/ w, `# x
四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
5 C/ |9 u$ M# a) e: o1 J# x- i直接费用
２、
$ r6 e6 R6 z2 W* A1 @/ o. Y6 ]间接费用
３、
固定费用
( w5 {* v. M9 B+ b+ ?４、
3 j  p0 b& e1 w3 {* m$ U变动费用

现金流量表
5 L( j- O( G2 ^

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
+ B, U3 A) s+ {1 r  w5 }　◎争取赞助之考虑
' G5 `" Y8 i: `( V* u  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性
6 Q( ~" i( |/ Z' i/ r/ h
　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
5 x) a$ V. ]6 F7 f２、区分等级
" x- L& l1 M! ^7 e/ }I．
钻石级１名
II．
白金级２名
4 X2 W5 M% l( Z2 gIII．
6 n6 k. w; b) g& T' q# X  O黄金级５名
IV．
, s0 C! o  s" D& u2 g& X$ |6 c红宝级１０名
V．
6 a' S* ?% N" M* b5 A2 y蓝玉级１５名

  _' g  S0 _/ p" n. H2 u（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ) U6 i# z- {* \& h# q３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） 9 z! w9 x/ [9 X+ O

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 8 R& |6 g; L5 X' y7 }) f+ A& p0 Y２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ! d% ~. F5 _2 |0 x, I7 n% }* A３、大会手册封底彩色广告 ! @2 W) y: k4 h  x４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 , I3 z+ W) ^- {( Q  a- }0 {５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 . S( U# g" j1 j, ?; K６、公司名称列于大会手册赞助单位 & `5 z3 Y# N3 Y4 q７、年会网站之公司网站连结 0 X+ T9 z, l6 F( ~

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 3 Z6 k9 m; b& p- ?３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 6 \0 K" a' g6 v& a# V1 O% ]４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 1 n& C* J. F" d2 H. }+ b$ p& V５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： 3 `- y& H& p& x% g8 M3 b１、大会手册内页彩色广告1 页 # g  o# _1 r) V6 m２、提供1位免费名额参加年会 , {! g' n7 _. A- V* R4 P３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 ' ~3 J3 v2 ^$ T

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： * i! S  k% R3 l3 z１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 : Q, l3 G" D! y5 n

* F6 q2 `7 p0 l6 x六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
（一）硬件
１、展场租金。
1 Y3 P5 [: v* C  U  B) E" C２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
  }/ l6 Q5 X! s1 r7 u２、宣传费用
３、人事费用
  h# K* k4 G; |9 h2 n: r, z! [( ?４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
  b4 f- u6 ]& ]* V! j& u: t２、货物运输费用
8 _' w) i8 l! j. L$ T３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
9 d7 P$ W/ d: b8 d7 `( i　◎　收入面：
4 o( I+ `) K! }$ B（一）预估初租之摊位数及租金收入
. U: z- b7 z; ]/ [; e; s  T  `! U, l　　　　（二）参观门票收入
" b: ~+ u2 `4 B' O" {/ W! @* G　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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