展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
6 x5 \8 g+ Q# _5 X7 f" n; a' |% F展场活动预算编列原则

* x* k- ~) @$ U) o) [编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
0 {# E% F8 _' Y8 ]4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
. `, ^; F6 B0 z2 ~5 o7 V4 ~7、运用在正确需求上
; y- S. n7 n) Y, J" d8、考虑回馈计划
* q( R& I- C' O1 \) z
* U7 ]+ X" n: g/ F' j6 d6 C6 l二、
" @- v6 t+ \' |; S预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 3 s$ O+ h6 d; W& C# p1 |  S" i6 e	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） ) g' v" V: U+ n$ O/ y3 p! N同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
- S# t. }; T5 {0 r" T' M5 T由与会代表缴纳。
２、展位租金
8 m9 {5 L) H$ S; j# ^7 q由参展商缴纳。
３、广告收入
4 o+ P" v( @5 I: B" X# f3 U由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
$ j  J8 k5 c8 b( _2 _1 s４、赞助收入
& s/ x* {) c2 K) j对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
+ X2 u2 S7 ^' |$ R５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
! x1 m2 S7 ]$ A3 G' l１、旅行交通费用
) X7 z0 r9 i4 J& k9 d: V7 e+ y为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
2 {  w+ n! a: Q0 m  S8 E２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
7 r' j0 k6 G; N! B3 v, E4 v; {: M3 U室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
( r8 b6 f" X2 ?. U. m' _1 g25%。
" W/ V: s) X) M: g, ~- Z, f３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
3 r2 l0 z: g8 r5 D) _3 f４、印刷费用
/ b- o( J4 P5 x各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
/ e( {) N8 n3 _8 y2 {3 M: A) L都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
( k, q$ F/ U6 G8 N; K+ U1 y５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
- |9 r4 D, B) Y: K. J* `７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
8 g& v+ a5 d5 \: M( h8 L归纳在这专案中。
８、杂项支出
& U; b  W/ p' y$ ]包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
% j  e4 L+ ]+ `  c特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
) K+ m1 B6 b9 o; x% c$ w( \, ?  @
& {( Y8 x- S- {- X, s+ m四、展览活动预算编列作法
0 r# H5 l8 e6 Z5 o  ◎　费用预算编列做法：
１、
- h8 s3 k  h, J+ ~3 g直接费用
8 X" f2 j, Y) G: U5 Q/ S9 Y２、
, T  x; ]+ U; b' ?' P! k间接费用
$ M- |1 F0 J. [1 G( V& Y３、
4 H$ v8 Z5 ^' `* @- h固定费用
４、
变动费用
3 q7 N6 W9 E, l& `
现金流量表
% R/ I: R# M, D  x

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

7 O: g8 H7 h0 Z, l3 ?五、争取展览活动募款
( p9 E2 n: _9 I3 G. B7 Z7 D" ?　◎争取赞助之考虑
& i# S8 \( G' }  　１、为新产品或新服务打知名度
2 `5 I2 `6 t" X2 _; H: h　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
3 z' ^2 Y6 F3 u5 M　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
) T1 ]) V4 a# s) x& R( _2 c2 s! w６、展现公司的创意与弹性
/ o- a/ J4 e( ^! O$ X+ ^
　◎寻求赞助资源的做法
7 K# G; X; S# v: Z! ?- }１、拟定目标
２、区分等级
I．
钻石级１名
; }, P7 ?9 @! b& b0 Q+ KII．
( U% |- k' |! O* T& [白金级２名
% r+ @% |" _# F* ^III．
黄金级５名
IV．
0 \% O) u( g  C) f8 |红宝级１０名
4 k* q: Y5 v$ P: nV．
; R- u( h* f; j8 d* L7 ~蓝玉级１５名

) P; D$ g. ~) v（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
6 d2 B( w& M8 F" H- e

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 4 s2 n4 }* R: P$ s2 y4 x( k6 {４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 / E8 \+ C, W; s# p4 l５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 4 w% L2 Q1 r1 |  s0 R６．公司名称列于大会手册赞助单位 " S- {9 M, c' W# c, p７．年会网站之公司网站连结

/ A$ c9 K6 j  L# ^

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 8 m6 P& W8 q8 O7 H# u: B４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 8 \( j# R0 O* `& C５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 5 w* G9 d/ |$ a& m% a６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） / B) D  O4 q0 o: i! A5 l' p- {0 n

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ( {$ F# G, ]* f7 W４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 ' r9 O. u9 ], Z/ w3 v- N+ V$ r

$ V% G8 X1 \$ D$ \6 [/ _

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 0 t# I0 b* \3 t: O7 Z２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： & s; O# @9 W* Q& x１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 - c+ I4 `4 [1 f２、公司名称列于大会手册赞助单位 + K: q3 i" S2 g) T& @9 r; j３、年会网站之公司网站连结 ' x& C+ F4 v0 C

7 y$ X0 b% j6 @1 L# r六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
（一）硬件
0 n5 B$ L4 y3 m1 O; q& B! P7 {１、展场租金。
. V+ L+ a. x4 }# F* Y* @9 C5 ~/ g２、水、电、空调费用。
% X5 Z# p; {5 @% K; a! G３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
: c, y) G- b/ R- ~3 N（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
9 ~) t& Z8 b/ L３、人事费用
. h5 c+ K. I0 ]$ K3 o' ~４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
8 j, ?7 H; @0 h1 O/ X; c: D７、交通接驳费用
８、清洁费用
4 z( x! Q* A  Z（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
" r& o3 }0 o2 ?& G1 z7 o# I２、货物运输费用
$ B6 B# }4 J8 p9 i. M３、礼品费
6 Z8 {! W  y/ l- A& N$ R) P) B４、吸引目标客户参与之项目费用
4 Z# Z- e/ K$ v7 d* O( r1 z; \　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
: S7 B) Y. [3 n　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
! W# I" d) E6 [: h8 \" X0 t0 P　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

2 r8 y3 x# W0 B$ b5 }2 W* `　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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