展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

/ }6 M- P: v( Y  `3 c" w+ S2 h' I

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
$ Y8 V6 W" Q& V$ V
编列预算八项原则
2 f% g  z% b7 R* }1 Q1、考虑运用时间
/ o4 _+ g& J8 C5 c  i" \2、项目专款专用方式                 
+ l/ O4 L) I4 R3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
1 k  p( x  f0 t: g7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
( [" F' |- x4 g8 q5 V$ U
二、
预算规划表
/ L; O+ k/ P9 ^7 b% Z

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 ) D  _$ J! s6 N* ]# G- c	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） ; d8 v* H% ^7 z5 ^1 L4 J同步翻译人员及现场工作人员费用 ; ]5 ~$ P0 P/ t7 ~* b& n	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 2 H- n  i7 l1 V5 E9 W$ L	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
8 i# y1 U5 L5 B" A2 z　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
3 ?/ W, B" C" F4 s8 t# l- G由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
# Y8 \* c, R% b# i+ w! c8 c４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
' \, _! Q& F: j4 }5 i+ i５、杂项收入
& u7 b  _& w# D' m: R7 }各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
2 ]1 B8 ?5 T, b. S% j' k为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
& x. I$ ?& Z! H1 E是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
9 X! [: z4 @0 i5 [! g0 }, t室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
& c1 h( t3 u! ^3 t6 t5 E6 z大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
7 K; _1 k0 r! }3 K9 A各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
& m1 ^0 [# i! `, ?* K0 T包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
7 l* Q4 d' C3 t. z( S６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
0 s: `) M  |/ Y! s/ l- v7 X及参观等登归纳在这专案中。
/ Z: x- a# K# A5 m: J７、行政事务费用
" _) f* G/ G0 Z. a( M9 w所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
4 i1 W6 S) x( A8 z: J  u6 U2 i/ g归纳在这专案中。
1 m) q! n9 {% U2 [  [/ _' Y８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
3 }" B, o+ J8 y2 ?5 Z) t特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
3 W3 I3 A- F0 r# o/ m$ P２、
" R5 m8 e( `4 A2 _/ G* _间接费用
３、
固定费用
2 v/ q4 y# c' c6 d４、
/ g9 e% o* X, u+ k8 t% V变动费用
$ \7 o0 c  w; @0 O, C% M5 d$ S- }
现金流量表

, S3 \! v% |7 M; x# A

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
) k; ?( F# m" P5 X" e　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
' P0 s6 s3 Y1 x+ t& e6 \1 g+ m　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
4 z. ~/ g$ P! l' o- W６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
I．
钻石级１名
* C8 h! m. W, t) l) b$ \1 SII．
& \7 ~) e. n( y/ G9 X白金级２名
9 r; }* q+ E3 L4 F' Z& xIII．
黄金级５名
IV．
% ~' J, _0 }  }. B红宝级１０名
V．
0 `& s: ~1 I7 h1 u蓝玉级１５名
2 Q2 @) [3 l8 C/ b  F# }
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
# R6 \2 ]1 V" S& V0 E$ B5 Y  c

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） % B: f% l; Q- U9 P

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 , r8 c; Z* r" M; x, W７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： : F4 b& x* E& @9 s7 G2 B１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 # _, w7 G" r( R/ V２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ' m9 C% s* E: F. j) t  M% S: ~0 V: r: t４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 6 C- o# D. \& X/ m: E６、公司名称列于大会手册赞助单位 . d. W4 X% D5 i- }# R9 @７、年会网站之公司网站连结 / u3 |# B, u# q" G

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 9 y# O  x- c( B2 T. ]３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 + E# w+ ]1 q8 F( ^1 I' P４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 6 W  }. a8 S" {2 t) r* y! c( v５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 + J' |( V" u' C- {* [9 D! V- x

- w+ t( F! F& z+ r3 q' O

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 8 I* c) O! E( D5 N$ y( B

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） ) ^6 d9 F& Q! ~

回馈计划： ( Z) C  r+ u! B& W- h１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 3 N  \' P5 ?3 d7 D4 q' O* q２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 . Y9 u) P/ k; W! N4 ~

六、展览活动成本控制
0 m7 R, K* T1 E8 ^1 h# K. K& ^　◎　支出面：
（一）硬件
7 ~9 b# l( Q% N; W. I１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
+ z7 f  ]7 t" {. {３、设备使用租金。
! J0 |6 a/ F' W４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
3 Z9 \4 E6 a$ M- N6 T0 [２、宣传费用
4 I& n* v& m5 K% {* y* u% Q３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
/ V4 K) d. Z7 \$ @" A８、清洁费用
6 E( w7 a( w( s, k0 i8 V2 J- p（三）装潢费用
, |5 A/ P3 K3 c1 c; ]; l0 O（四）其他
１、差旅费
( @0 S$ e: L! Q% {２、货物运输费用
- R4 _! O( r1 }# A  f  y３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
9 ^  M  _' _3 A) G2 i+ D　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
+ v5 k& }1 G. s$ X  e, W, K' e　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
& @2 ~, |+ u! P2 M
　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc