展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
9 C# v& J' z$ W* {展场活动预算编列原则

7 L" K( H$ y% l编列预算八项原则
1、考虑运用时间
& H  z# O. I/ o% |5 b  |  @5 m0 `2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
$ L' {1 w& s; w2 ]' ]6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

' V1 w/ Q/ e* S* Z0 s5 W3 z二、
预算规划表
8 m7 r( J$ F- A( y# p* X# d  `
1 E) h0 l$ w2 {5 f

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 $ j3 ^3 `8 A. O% c	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用 5 `5 `# [+ e  T5 B. ~	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
0 O0 S! d/ L, @+ m* X* B5 z　◎　收入
. G6 m; w& Q" F2 _& Z. X7 |' [2 N/ ~１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
( b" u2 Y# Q1 C7 N( U  d; z由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
, Q6 p0 S" `! i$ W各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
, n. H. v% y! K, k& I% y7 \' x8 t１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
/ E9 K. k' y4 j) ~, G3 L: \: a室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
. Q- W) P* K& ^. v25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
" l0 |; S8 T! H7 M４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
/ E; c- p4 H: A- ~# m都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
* Z. J) e' F# F５、宣传费用
+ z) x# w- {' Y包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
+ B  D& ]& S. _5 P  ~及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
2 c  c& I5 U8 f  Y特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

. k8 C$ G# o# V5 f& l四、展览活动预算编列作法
, L6 h1 ?' `& a! t  ◎　费用预算编列做法：
' z) e* G& p: Q１、
直接费用
２、
间接费用
1 s1 V# d$ o# u+ z( ~5 S# E3 S３、
1 W1 `/ ]3 v! N  @固定费用
４、
& O6 q  h3 ?, f6 K4 C. O变动费用

/ i* |3 c* a+ R2 @现金流量表
' r" Q  Y% f9 j, U1 u: R
# u# S, M8 t- @: @5 F! O" F8 W

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

5 g8 F4 e# F$ W4 B6 c五、争取展览活动募款
1 {7 ~4 s1 {; G　◎争取赞助之考虑
$ b" N* ~9 N: L0 J  　１、为新产品或新服务打知名度
1 H4 `5 p( s" `' k: _/ X8 l) M　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
0 V5 m! `$ A; P1 t( T$ e4 ~/ _: p6 M　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
  C% `1 O  g' A- c/ s　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性
, Q! w5 U: ~' }% Q3 J* u* M' M+ p
　◎寻求赞助资源的做法
+ v9 J4 _' E% O& q/ H8 j4 v+ e. l+ `１、拟定目标
２、区分等级
I．
" W$ T$ D. H# a8 Z- ^钻石级１名
* n6 f0 ?1 S9 S! `II．
0 P8 s2 N: e  o& g白金级２名
III．
黄金级５名
  {& t2 N; w& K( A  G5 H* }1 r4 iIV．
红宝级１０名
+ G" t% E& b, ?* i+ BV．
# V! s$ K2 Q. S! u蓝玉级１５名
3 f# x; y' c5 E8 u$ C
( V) t9 _4 R# [（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
1 h6 o5 n' `; N% X" U9 o

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） / B8 D* b! {- r% k1 h/ B2 P0 X8 V３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 3 e: O1 B4 [- ]. E  f! l* B６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结   ^7 b4 f7 }  J7 }0 q! h

' |; y+ E2 ^9 Z8 Y, M2 m1 E

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： - N9 d$ A# H) }3 R8 L/ s2 s4 ]) g4 O１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 9 f0 H# k$ ^2 _) I3 X- W5 C6 d2 G２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） % g; F! P* i& V8 a３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 # Z- p9 [. X" \/ Z( h4 A５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 6 ^- C* J. c6 D' }6 ~7 c9 ~9 x７、年会网站之公司网站连结 2 M2 \  [0 }. W8 x+ i. k8 C

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： 7 t" w5 J. [" m2 l$ D/ x１、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 % |9 @5 v. K0 L3 B% m６、年会网站之公司网站连结 , \* t! W5 F1 }

/ |% h' m& Q& r  C) r

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 7 n* B0 r+ e8 {% u２、提供1位免费名额参加年会 5 t- S9 c8 P! D３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 : L" e8 o$ Q4 Z  b0 w- I４、公司名称列于大会手册赞助单位 0 l- E- O: d8 I8 Y５、年会网站之公司网站连结 2 A# c8 S" W/ b2 D  y/ Y; i& d

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） ; ~; i  q$ n# ~$ d. b* K, c

回馈计划： 4 M! V. J0 h2 P１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 . M7 n' B9 v) P: n" L! e4 v8 ~２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 2 T, i! J! T, n: b9 G( P% x

六、展览活动成本控制
4 _! I1 C; t0 Z/ r2 `; ?. [( G　◎　支出面：
" w0 s- k9 t/ A! f7 R' ]（一）硬件
: D! A6 s+ l8 G+ |. I/ Y１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
# Z3 x* \" A4 [; e4 i4 o１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
, p7 T5 y6 A# c+ R) O４、开幕典礼、酒会、造势活动
" u- }2 r6 J. F. n% V, y$ L3 I５、印刷费用
! h+ O  S- G5 T0 Q６、邮电费用
# ^. K1 g. o) M4 p; z4 t1 F７、交通接驳费用
８、清洁费用
0 p! o+ O! c' Y0 n3 V2 q( {（三）装潢费用
（四）其他
; X- Z% r0 I: W" D  o. e１、差旅费
5 N7 ]% s6 n& v2 M8 H2 G, O; E２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
6 Q8 A% n& ^+ H7 I* O  N) y4 j  |　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
# L4 e+ U" R8 g5 u8 J% R6 {/ j　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
/ r9 s+ F7 \3 b5 v9 l" n