展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

7 d( r) U, ]9 h9 g, |

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
4 c9 b, n  F! q
编列预算八项原则
1 Q  O3 l/ d0 g' n& }& E* K1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
/ _7 m6 Z' m. C. k& A$ Q4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

二、
' E  o  ^3 j0 Q* C预算规划表
5 Y9 h+ p3 d5 }' l
& T* _! f) h5 ?2 D( ^. y' V2 t

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用 % t! w& P% I9 N. x; Y	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 $ _1 a& {" y# `8 L5 x  M	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

6 F" X+ Q6 A+ C7 J三、展览活动预算项目
　◎　收入
2 f$ f( [( }3 j+ m１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
* f( V6 p: E* S1 B' s3 J7 T２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
9 i1 ~+ d3 m/ M: S" I  {由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
2 W3 Q4 g" S( n6 B  O) q对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
0 g/ U1 `0 ?. E+ z0 ]各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
5 q& @) z$ m3 D/ n　　◎　支出
* O! ?' q% B6 y+ e4 k6 R4 ~１、旅行交通费用
# ?+ A2 W4 {" E; d! D% |& t为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
2 r# E; m& Y# g# O% q4 g是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
7 R7 V* X- Y' W. k" Y３、餐饮费用支出
) V: a; X" I& x3 g+ @3 F1 o8 ^大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
7 b7 f% @1 `  H% h费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
6 [# Z: v; i- `2 I% a' h; Q４、印刷费用
. {* @, I9 `6 s& ^8 S* s各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
& q6 M# j& f5 |2 P1 Z4 U. |& j都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
+ K5 u1 s5 N+ r5 S７、行政事务费用
5 `% x, |0 U1 ^9 J8 {) X5 k所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
& H) f* E# K* p/ G7 A1 U$ h归纳在这专案中。
８、杂项支出
/ v7 @1 u1 g2 l5 M3 ?, T包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
; F& |: V/ n3 u
四、展览活动预算编列作法
4 J( B4 Z3 r& N4 y( r. o( F  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
  o2 D2 |7 s$ V! C  I. t) i２、
; @. [. D9 C& D5 X, D间接费用
$ Q$ B5 U: f: M３、
固定费用
４、
变动费用
- j" g' Z6 L7 q/ m& y! e6 ]
; z- G/ y0 \3 ?9 r现金流量表
: T6 b) p; Y+ F5 M9 c

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
" }" y9 }' ^4 u% N7 `/ }" h  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
1 X1 O" W. d( x/ N　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
0 B) Y: v. ?6 X& Z２、区分等级
# [6 x  a  L. y, s* Y& s: p' ~0 x$ eI．
# @: C- Z. f8 _: I, s9 M, }钻石级１名
# H2 s; U: X; lII．
白金级２名
. }; F, o9 {4 ^4 _3 u6 ~7 @III．
# i: {, w0 _" _; p" }黄金级５名
! I& S. {! Z' S. {  _IV．
2 A& p, V4 x5 ^# D' U红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名
, u$ d. |7 F/ F2 c; y" q
: t2 ~' k! e! }/ c: c4 S8 r（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） * E; Y5 n5 b3 H7 Z9 k4 E

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ' z- \0 z( V& F6 U  C2 C( w0 P0 f  V７．年会网站之公司网站连结 2 u1 i# a+ Q' N% F

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： 6 Q4 v& x1 z3 C5 Z１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ( b' d; ~; R* A７、年会网站之公司网站连结

, c8 w/ s9 J& |% J

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： $ _/ a1 B3 B2 s  B- Q  c' W１、提供1位免费名额参加年会 ; L1 t4 w% x0 M6 B２、大会手册封底裹彩色广告1 页 * h- a$ p0 N3 {& x6 M8 m, Z' H３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ( r1 c. X9 b1 W& ^４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 7 V. S6 G1 c) A& e% l５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 2 u$ F5 ?* B2 i: l

3 q. X' X/ {6 g5 S

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 8 p9 e  f6 b3 K  W' }5 E8 f

回馈计划： 3 }" e* f" Z' Q2 l１、大会手册内页彩色广告1 页 8 m# M) d$ H/ c: \1 S! q0 S- m２、提供1位免费名额参加年会 4 W' a3 c$ X% z+ j6 f3 n# a0 ?３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 - T! v* v# K, ]' m: j４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 2 ?- b! M, t- Z  ]1 d

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） " U! ~& D/ |& F% m; |

回馈计划： & p5 Q4 [2 T, K) I１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板   ^8 b" M2 i. T% I0 i- P２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
3 z. Z) S, |# g- B/ Z* K- D) {- w（一）硬件
% p4 J0 T  F6 P* a/ I. J１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
& [. N) `4 n& p% O  h- ?  j( j# a（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
9 Q- y4 T1 w. U) f2 N2 t* R- x４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
; d* S7 c6 ?- E７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
7 E3 L& q* r7 b' d0 |. U（四）其他
4 f  V- Y2 |, F6 V2 G# [! g１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
% q( f9 A: O# m, v/ l, ~  R* I! P４、吸引目标客户参与之项目费用
: x% s( N+ K! o$ P% w) ^　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
7 w+ B0 [$ y8 |　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
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　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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