展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

9 R, g  f8 J, O! \; k

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则

( F3 h* H. {# j" H1 y+ ?编列预算八项原则
* m% M  J' d2 o7 s1、考虑运用时间
: X" x( w) S4 p5 f2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
2 d. ?6 H! e4 @7 b6 T5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
" P! A; r; L2 a8 b2 j, k7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

二、
预算规划表
' ^( e( f6 L8 N% K; Z
9 Z8 l: G: O% ?9 B& p- h# T

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 7 z3 i- ^2 D. }6 i* j	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） ) d5 M0 [) f+ ?, d8 C0 U  l同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

# T* c0 Z- Q8 {: w三、展览活动预算项目
" [3 b' a$ d4 q8 z! F　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
. K! s3 v/ H& ?) M: F由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
# \  ~1 I- R3 Z+ {４、赞助收入
5 d% x# k+ l+ |8 D对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
, G7 B# _  X2 z. o　　◎　支出
2 e& b$ l( D- S１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
; W8 V# Q  C0 R2 Z. O6 N# r% d２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
' p1 k0 ^$ |8 Q% X25%。
３、餐饮费用支出
8 b2 _; t  B% M1 G大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
6 t0 H* O! l9 Y0 ~费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
4 }: t. k% D7 g各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
3 F# t; r) H: I" P, k/ F5 L6 v都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
2 T8 ~5 H6 @1 I( e５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
+ E* k% m' _7 E5 D5 p9 V６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
9 {: A4 S0 n; P& Z2 s+ [, m5 ~& k, {# D７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
+ d) p- u0 i0 ]7 H6 P- E归纳在这专案中。
& ^' O. c' \' g; g9 q- b８、杂项支出
' Q; ]4 n" M2 m2 R3 |& J9 h. j包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
* w+ m! [: O" I特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
0 F& \5 r  S/ `! e
四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
+ v, N( F& E4 c) Q/ Q" L１、
直接费用
" {. u; V- @4 c4 m２、
间接费用
* S( ~; ^  I4 N7 q) P; [4 d" P３、
固定费用
1 Z3 r8 u! a9 v/ n４、
变动费用
# U' \, q9 m. B, {  a) `
现金流量表

; `7 V5 U' @4 S

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
8 |5 R0 |- f, T5 I3 i5 d# ]. y! E　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
5 L9 p& z5 G. {$ _% X5 x% `　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
/ z+ I; @3 B2 |9 x! A  d　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

* f" Y. v( }: J5 `　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
/ A' x! e$ B+ _$ xI．
$ H* z8 U1 F7 _5 w& m% M5 D8 s钻石级１名
- B, }  _8 @- m. }, G# sII．
3 r. T. ?% f1 Z4 f白金级２名
3 {. R! {1 r- X. c- P# n4 N! K1 SIII．
黄金级５名
  k+ F! s9 S0 Q6 t1 YIV．
红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名

2 T& `5 Y  i2 ^' j# E（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） * f8 @* g$ ?! f; j' L

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 / Q( }6 I8 n0 \9 s２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） 2 b4 Q' }: V( A8 Q- I6 Y３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 2 V: r$ `7 l: {６．公司名称列于大会手册赞助单位 ' C/ ?. i; F9 Z& ]- n: a, j７．年会网站之公司网站连结 ! m+ M; a3 Z0 h6 j: C% T9 L" u* R

. z0 z* ?! H8 ~% Z7 r

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 % u6 V6 I& O, H4 m% \２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） % }/ f% g* n4 _３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板   Q6 {. z- v, |) r& W8 ~６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 9 u" Z( Y  S+ q! A9 y, B

6 c; f" X! i* X! J/ i( s

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） ) L( [! M' A1 H2 f% A

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 . F9 |6 j- i% E/ N３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 % z8 E+ ^2 E! ^6 P４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 1 W, P* X- c( ]5 O５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） + s9 Z& [/ s4 `% F) H4 U/ V, R9 t

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 # s5 p2 J5 ?' ^6 u: a5 T３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 : a% q% d2 b$ v# R+ }４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 . {% E" Z% d) }0 C; I. k$ ?

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） ( P; P/ N, }' b7 \: k; x: k7 u

回馈计划： / W. x5 n3 \, M2 ]$ B１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
& V4 Y: S7 S. M3 o1 Q9 U* F（一）硬件
" w7 m# t3 H9 K% @7 w5 p6 C１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
9 x- H8 J9 [: u（二）软件
% ~( W* W) A; c- V１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
8 r$ x% m  I0 `  R４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
( L% P8 k' D- u７、交通接驳费用
. z. n1 J9 `* B& }5 v$ M８、清洁费用
& y- g5 i. J$ d+ U（三）装潢费用
（四）其他
; G  E6 l7 T4 X% o１、差旅费
% m9 V# `7 w. _２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
8 R6 Y) s8 U  O: q) r3 l　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
0 Y2 r7 I/ B/ M8 Y　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
/ H6 w0 J% l& E* y' T　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc