展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

  Y! a( K* x+ a- B

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则

编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

二、
" ]2 L' c% x& u- r预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 9 J0 Y& [" `. H	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 , t$ ^* Z" g3 m# {	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） * |, D4 U( q- Y6 j0 N同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 9 T5 F; W9 s9 K1 L	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
( |4 B0 [# w; j6 H* h　◎　收入
9 B' L/ `, V3 z# c+ I１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
+ ~9 b  M' P, d4 X0 e6 j由参展商缴纳。
; e5 @9 v7 y+ g: W３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
$ d7 }5 R1 O/ i# y0 I/ L各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
# H3 g" _# c* F/ c1 C- A+ n8 p１、旅行交通费用
' T2 u* V% o' J5 B! o4 Y为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
2 R3 L4 R4 N. r, h室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
' C6 m8 P1 r. S" N% o大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
- }" S8 c. N- D9 \8 m４、印刷费用
+ u# c  y, t1 [* E' p各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
8 B# \8 m- N& [- s! |9 _# d# V都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
$ d( U8 P/ P' E. N! d. v; f６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
! K5 |6 y3 D2 r+ w$ Z及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
; |, c3 i" L/ f归纳在这专案中。
  b9 X0 P$ O. v9 W８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
: H+ U" x) V, b, M5 @# S7 v特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
% ^8 p+ U% r0 m3 c& i
7 M" w7 r$ X' l6 s5 v四、展览活动预算编列作法
/ T9 D* k- g; H1 W8 E3 }  ◎　费用预算编列做法：
5 |+ o% N+ a- D: }: z4 b7 W１、
直接费用
２、
间接费用
３、
固定费用
４、
* ^$ ^% s% u, x2 e5 l' ^5 C+ H变动费用
; T1 p& D! e% [3 h) `2 W# s  |
现金流量表

; ~" J2 d: u, ~6 ~! I7 j9 H

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

! S& [; W, R9 h" h五、争取展览活动募款
4 R6 n" o2 G6 ]- ?+ o/ b' v2 X　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
% O8 {0 ~& d6 w　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
5 y1 O( E! N; S( v, k　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
2 _+ {! }( h1 H　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
+ z# _- j* b/ d. O7 P６、展现公司的创意与弹性
7 w% R1 S1 i9 i% ^2 n0 w$ L
7 _$ f% D4 B5 X# Z" V7 L0 |" ~　◎寻求赞助资源的做法
) j( W. E) _, S１、拟定目标
２、区分等级
( _: ?6 Q( ]! g4 P$ hI．
钻石级１名
II．
白金级２名
% Y* `( v* H$ _: j3 |. {& w4 n$ FIII．
' v& @* y* |3 S& c+ X0 e黄金级５名
IV．
红宝级１０名
; f( w4 q4 A5 ]" k( ^% fV．
蓝玉级１５名
' |  ^4 X( A8 r
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
6 b' |9 T7 M4 f9 s! q* R1 P

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 0 [5 i) E- [8 t* B! A% H! i２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） / i' \( x8 _6 P4 x8 T３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结

1 t) s* \9 I8 B( L. P; ]4 `3 X8 Z

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） + O9 ?+ B9 `' X( N% e0 {2 v  }9 l

回馈计划： 9 Y1 k+ w0 L% ~6 A! a$ w" m１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 4 g+ l$ A+ p# _/ h2 V# U) Z* _２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ; N/ e# W# l4 D  O( J３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 3 D! ~1 K" J. p7 F6 S

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 1 m# H6 O8 S, x/ `) i* `. M- i: S４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 , N8 f1 C$ [" ^５、公司名称列于大会手册赞助单位 " y4 f! Q; s! n, m/ L  O4 |６、年会网站之公司网站连结 " w; a! A6 B- A

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） , |! Y6 c% F2 b7 p7 k0 @* V

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ; q7 @$ _3 u5 N* k) l３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 , {0 w+ A: Z' @2 B４、公司名称列于大会手册赞助单位 $ d5 Z# @2 _' ^５、年会网站之公司网站连结 / |6 }4 `3 f( {2 S( P

4 ^# o( S8 N0 M) L( P- T; K* @

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
7 {3 x) l. z0 v% \0 ]　◎　支出面：
（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
$ I8 ?1 \3 P% z3 E1 j  d４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
; w$ q3 X% c" F) d/ j２、宣传费用
# h% |' f% J# S３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
5 y5 C2 m9 i4 E/ f0 O7 h6 i６、邮电费用
% n/ P" s6 C$ q) i, T( `* @７、交通接驳费用
3 q4 L# z4 X, @& P2 F; r" L８、清洁费用
（三）装潢费用
! a8 t/ n8 K( F, h（四）其他
* X* Y# C# _: e. R- T１、差旅费
5 y' P0 a, `# J' l# Z+ {  K２、货物运输费用
! o, d$ `( w* c" D' n3 L9 J３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
, e$ i" u* C4 h* T0 X; Z6 R　◎　收入面：
2 Z0 ~. s' K- J+ O4 k（一）预估初租之摊位数及租金收入
1 m1 }% g9 R* ~, Y& J　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
' x* r! F" ?/ N　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

8 G3 v9 x& S- W# Y9 l　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc