展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
7 l: E$ S0 @- |9 q5 d展场活动预算编列原则

4 K) w$ |7 g* i& R6 Q8 r编列预算八项原则
1、考虑运用时间
: P' q! Y) R9 m5 h) d5 r2、项目专款专用方式                 
) p$ P% Z% @- Q, J3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
% c% z0 A4 w; c  C. f7 H4 Q6、了解各种报账程序与流向
& |! m3 K5 c+ [0 r3 @7、运用在正确需求上
9 C" ~& T# J' @8、考虑回馈计划
" b5 U2 W' H/ g6 y* T/ o6 Q
二、
" F9 O5 E2 E& g0 L/ B% g预算规划表

: f# C5 b: u$ q$ r/ D- j

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 & K" c  j# D8 b1 n& U+ D# ~7 R	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 ( M: \1 z: D9 j6 u# F	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 2 @; |4 L6 X( a& Z3 a	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
0 {+ q+ u1 n5 ~- g8 w9 A# D  s0 m　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
* `) f1 g3 f6 F9 w" n２、展位租金
由参展商缴纳。
2 E! l) u7 u, R  ]1 n" y# b３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
5 v- e: c. D8 I# s/ U. M对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
; f/ `/ G- f. G2 W1 a各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
8 o8 m4 r8 G: l+ N２、场地租金费用
4 V% P# r5 h! A# K) F8 _, G是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
6 H0 }5 F, d2 r, Y) K% B# }25%。
5 o- }, I) c7 z+ c$ I2 v* k３、餐饮费用支出
3 z6 x! u( L' _* J/ B大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
7 v% \+ ~7 C' F费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
' j/ T+ `1 e& E. h  C2 O! n& T+ `. ?都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
  S& d4 t; S. w+ T  g. r$ a５、宣传费用
8 d  [6 j8 @$ x7 U包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
4 h/ _' n8 I8 {: h/ U+ j1 w5 E６、节目费用
6 ?+ j% b. m) U( o* z. T是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
' O4 M6 A8 S! }  U  k9 l5 M$ Y6 t) _归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
; z) K( Y: t& _) F特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
3 K2 P3 b4 _2 c# o& P& f( d  ◎　费用预算编列做法：
+ i. O; w4 m0 Y9 q% Y. v% [１、
7 M9 [) e$ j; @$ ?直接费用
5 q9 y3 h8 w. @7 f２、
间接费用
/ I  E: X9 m! m; e) E3 F３、
8 a) H6 n, i6 p# e固定费用
9 F, h* {- ]2 N3 U7 ?４、
# h; C% b" b% Q+ E1 U& Z& r变动费用
9 k9 ?7 c5 ]  T! a4 [
. p( e" Y4 l5 x5 S  e/ ]1 y, k  u现金流量表
$ H9 T: V" @+ K% E9 i5 y

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
: s$ t  Z& g/ q$ f4 ^+ H" ~  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
/ g  o/ E6 d' d& C( l. f　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性
; W6 p* @+ }: D# ^; e
　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
: |/ D- U* R  i6 n4 i0 Y# P8 z( o: t２、区分等级
I．
钻石级１名
4 p. |8 V4 R* R) ~/ G7 [* fII．
  T. E  B6 |# I( K" u3 S白金级２名
III．
! w7 K) A. o3 M8 Y黄金级５名
IV．
红宝级１０名
+ @0 }9 y' j5 T7 N8 G( [9 A! oV．
蓝玉级１５名

（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
' r% X4 o) Y& j- I* K

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） " ~9 H# g- Z" i/ ]4 T+ t

回馈计划： 8 l7 S3 d! z: ~3 q, d4 b１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） 4 }5 Z; X2 A( D& |３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 + D7 W9 L9 R+ D% m) j1 n4 Z2 p, G５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ; n, l/ u3 M6 f6 \: T, D: p$ r9 T６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 8 u# L- }; {' c

6 W0 ~# ]2 w8 p1 g! ]% q4 ~5 I

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） / c2 o: ?0 E" B３、大会手册封底彩色广告 8 @6 Y+ X4 Q  X( {( H2 U+ n４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 * V8 m4 I. |  v( D+ l# A6 N+ e2 \/ q５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ) L, e6 @8 j& Q" U& G６、公司名称列于大会手册赞助单位 ( R2 K! z5 s8 C9 Y8 _/ _７、年会网站之公司网站连结 0 q8 |9 n; L7 d0 Z' [, C3 \; o# j

4 T; D( g0 I" J+ A* H5 V1 W; f6 M

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 8 F7 f) {; ^" h2 |４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 : n+ o# r' K% ?- N4 Y５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结   R7 V" x$ s" H( z5 R7 A5 r9 J9 s

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 3 z% |- h6 n3 [4 @; h5 [. z' ?

回馈计划： 6 Q% d" b- x8 v) k! `１、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 5 l  t0 y+ h0 [) r1 u' o３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 5 p; _& n, ~' m) D* h1 j5 M

& H7 F' C' K3 U/ L

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） 5 D3 E8 l$ N0 e$ g; R. N* d: w! \' q

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 8 P' W4 `0 [$ r３、年会网站之公司网站连结 5 v! A- @/ \1 Y; }

$ j, h4 ?3 t, j4 P( c* C9 j  r% P六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
$ U7 q7 A% P8 e- }6 D3 g7 X（一）硬件
! U4 r" L- _' P１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
! V+ P: a+ [% w/ o8 \4 e! W! n３、设备使用租金。
& @0 N  [$ K1 `7 V. F４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
; z( n8 u2 n( z" }２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
& O5 _' ~7 Y) w  g$ n  b. h６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
. k# y1 J( |2 ^0 D8 T: J（三）装潢费用
（四）其他
; I7 ^0 P4 Q8 w3 q# T0 S3 F１、差旅费
6 ]% W; q6 N7 R2 a, W２、货物运输费用
( Y! f5 B0 G3 [  Q３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
6 b( Q1 y0 _0 R4 H" a" B$ R　◎　收入面：
# ]1 P7 g# X% ~- A7 ^" Z; w（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
& b" J/ x+ h- L' A# x- U8 B% P　　　　（四）装潢、水电及其他收入
7 V% z! \0 M! s! O" d+ Y1 v　　　　（五）政府补助款
) ?- c* M8 p! t　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
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　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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