展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
8 H) K4 j7 M+ t( n  v" N, ^展场活动预算编列原则
0 o: A3 y- T$ }" {' @0 t
6 u  E/ [4 z  n# b编列预算八项原则
1、考虑运用时间
7 W. n  f% H" m; h5 q/ H1 |( e2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
- ~& z1 H6 Y. N* Z7 ~6 J5、保留相关资料以被查证
: C- E$ S; H- l4 T0 v6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
; p, ], P- b$ G8、考虑回馈计划

3 k6 K# }. m; e4 |2 @; r+ J- g二、
3 z, M; y9 Q! z# f9 d. O  s' d, `预算规划表
1 f5 ^" x$ M- g4 \! a% w

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

* {4 h, s2 G+ J, {2 F5 v三、展览活动预算项目
　◎　收入
6 e" @! v7 M. ?- S( }! W' Y１、会务费（注册费）
0 c! F8 ?( i& z/ p由与会代表缴纳。
" ^9 ]# u5 b/ I. F7 m+ @２、展位租金
由参展商缴纳。
7 g) C# H: J' S: |3 R( y３、广告收入
) F! @& K7 t' y( n: w由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
0 v6 U# r" ?8 i! P( R４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
; K. ^( i+ e- `/ a) e1 k, w5 B各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
) g1 e' X0 M- d/ k  B8 W" n　　◎　支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
5 x' f) ~% `$ J5 a. a# _" F, c２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
+ T  B/ b: K* [9 k室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
, c' I1 @2 N3 C8 `1 u& I* k. i! D2 g# W8 i25%。
! r0 A/ S( p0 }# U３、餐饮费用支出
. `. w6 Y4 ^3 c4 z+ ^" e大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
3 B% u7 r% l2 g1 K1 o" |４、印刷费用
7 K8 x8 |' J5 p* A各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
6 @- l6 R2 @/ @/ C9 u1 s都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
2 o! A" S8 u5 n% e5 h包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
( K4 c; W6 ?3 n8 s, Y+ }0 w/ N1 i是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
3 V- \( p8 T# I７、行政事务费用
/ v- G5 q3 H+ j. y* b. ^所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
* O+ l4 n6 Y- S: \$ G) w# L８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
& R/ \  X6 G. x# v/ L7 G特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
$ ^) S% a% A& g4 G' x. ^  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
: p. P( V: Q# Q２、
1 p% z" m  y; u% }7 D1 o( }' D间接费用
３、
固定费用
3 d4 }, P3 d5 y9 L! X0 n* a, L４、
# y! n/ I3 N! M7 P变动费用
) t/ ~4 a' i6 P  R' l; u
5 I3 E% |8 }/ V% o# b7 G现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

: k: J- b6 `' r8 G+ X; f7 Z五、争取展览活动募款
9 D" Q/ J6 [6 r$ N7 Q6 o　◎争取赞助之考虑
* `6 Y+ I5 c& D  　１、为新产品或新服务打知名度
. k! w+ J/ I6 q& t6 ]; Z% _3 [* q　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
5 u* O/ ~/ o+ v/ `( {　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
/ f: S8 t7 p* U1 Y６、展现公司的创意与弹性
, U6 V: y7 c  y1 _# h% R4 _
, l0 F0 g. q# |　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
$ q! F" c$ Y$ T２、区分等级
I．
钻石级１名
II．
/ X1 n8 O) e' J) o3 ]- |1 l2 C白金级２名
& q/ ?: Y% h: UIII．
黄金级５名
  I( |6 E0 v: T3 r5 m  @IV．
红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名

（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） 8 R- Z! X6 N2 `3 V

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 8 b; d  z/ P0 d! t( `  O５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 0 n, r6 j6 K9 q６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 . s( ~9 L4 w; V: n

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） 2 K- G3 X1 H# W) m0 ?$ A３、大会手册封底彩色广告 " i& A# s9 K% O' ], f% r４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 " _0 X- [& x7 F6 s; N3 r５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 2 F+ B3 V- w5 N  n, u７、年会网站之公司网站连结 & M& A! G+ q8 r0 ~, K( p$ |

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） , r+ \7 C0 n1 r# x$ |# E# ]

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ( G7 y. J7 s# O3 p6 K! b２、大会手册封底裹彩色广告1 页 : \' T/ J" f+ Z& t  H. ?+ `/ H３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 $ ]9 x2 K2 [; E! w- }* V+ C４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 1 y9 e8 ^7 ~- D1 Z* ]2 g５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 1 u1 G5 t6 Z& b7 @

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ( A& f1 U( R/ \1 ?6 U% d３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 0 r" S( l9 S# h+ H& E５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： " L. ~" K" S# \1 t% Q9 `" @: l* ]１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板   M8 _6 p6 ]+ d6 a% w" s1 k２、公司名称列于大会手册赞助单位 + i3 ~6 O. E( V8 z３、年会网站之公司网站连结

* V5 U7 J* C5 h/ n9 U: q六、展览活动成本控制
  U; W) [* p3 {　◎　支出面：
  x8 p+ `( L9 {6 @（一）硬件
9 F+ @0 G, u1 y1 r& [& p+ x, d１、展场租金。
: W5 f" w! h; f. @2 m' H- I２、水、电、空调费用。
3 M: H4 Z$ F0 I３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
4 [0 _, r  t0 P, y5 W（二）软件
１、展览标志及主视觉
. @7 F  _, ^; p2 J# c２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
0 S( Q) G; E! m0 I, D% ]6 C（三）装潢费用
( x7 e* a5 Z* y% l) c（四）其他
# U0 @: _$ _# q9 {( e- }+ ~0 H１、差旅费
9 C! ]0 A& [! d２、货物运输费用
/ W* ~/ T) T5 ^0 F4 Y３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
  l  L3 j, \4 @. F) {$ z（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
  ]7 p% \" g% x3 r/ S" p- C　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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