展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则

编列预算八项原则
1、考虑运用时间
0 V; u% d9 G1 h1 C: o2、项目专款专用方式                 
) I- z2 T$ H% e* c3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
1 y( I* a8 l( A( [4 n& j5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
: M( p  a# s$ t3 {0 E# X! n" T7、运用在正确需求上
- B+ f4 M0 @, K$ d# g8 Z( A8、考虑回馈计划

  }9 L6 T8 j6 p二、
4 B" Q4 q; y3 N1 u/ {1 F预算规划表
& f$ E, o& i' F8 ~
0 ?& Z6 o& A3 [8 E* C2 P

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） , P; L+ E: D# L. U& D同步翻译人员及现场工作人员费用 * k0 j5 T' }" F( |1 ^* b$ |; K	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 1 k; n' t" j. a	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ . r: ?) v  @) W' z

3 D! h, `  c' J, l- ^三、展览活动预算项目
9 _- |) _8 ]; N& X% b4 H" [　◎　收入
１、会务费（注册费）
: a# v  K, I; `" Z% [: f, K由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
( j: [6 s  F9 E( Y6 d４、赞助收入
, R6 E" `+ L  t/ I对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
7 }# f: c/ P1 Y) s4 n( f% R. B５、杂项收入
$ s* M) l7 S0 J- H0 @各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
& O# ?9 x$ y% C! L* Z5 }为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
4 C# \) N6 W+ ]/ ]/ i２、场地租金费用
# ?9 @7 [& l0 e3 D: d是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
6 G2 @1 z. y. t$ j7 O; h# b室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
6 m* }8 A, y5 p! {各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
5 X4 X5 M" l! y" S: x% e是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
7 k0 d  s. B6 C及参观等登归纳在这专案中。
! ~" Y- ?( j/ D% l, W7 z2 f７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
# }0 @) E  W% h1 C' \# I包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
0 U, j9 e# ~  t+ j+ e
: w$ p* ~6 Q6 C2 t四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
' C3 e5 ]- ]. Z" ?２、
) Q1 l: z/ G/ m* S! o间接费用
; e! Z* c. ?/ F; W" c! t+ K３、
固定费用
４、
4 E( f- w7 s+ O4 C/ ~# C  I变动费用

" o8 b6 F3 {8 C/ k( n现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
& D! K& p9 k0 T$ m. u　◎争取赞助之考虑
3 J' _% H( y$ m# j' J- {3 n6 c  h  　１、为新产品或新服务打知名度
: `0 D2 o# _1 l- [; E" p. l0 K( r　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
2 a! y# V) r: a9 }  h) u8 t　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
! L/ l! L& @! x- r１、拟定目标
& |6 L$ B" R7 b1 d8 W9 V２、区分等级
I．
. e* u* o0 G# u钻石级１名
( j; d3 S* p/ r: E. B! f4 l- VII．
白金级２名
- f1 Y, p' }2 }0 x7 n0 ^III．
黄金级５名
IV．
9 b% L. q. @) x6 O3 K2 N! N红宝级１０名
V．
; u% E; @- K- j. s6 I& S9 y, e蓝玉级１５名
; G5 F8 ?$ P9 |, o8 p
& \- P' f* z& u9 R" C- g% s（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
7 ?1 Z& a7 Y/ g7 q

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） + A% d/ [/ Z( E

回馈计划： & ?, k9 e1 p/ v/ c4 J9 K１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 : ~6 V$ O7 G; ]1 s9 f6 m0 a8 c8 K' C２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） . N3 l$ ^! R) _1 e３．大会手册封底彩色广告 . c6 Q) l% Q. t3 z2 A$ x/ e  t４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 6 G; w& u5 Y& b! g, g5 i５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 : \* g6 {% `6 s0 L. t６．公司名称列于大会手册赞助单位 $ @6 p3 q- [; v, w: o7 C, I７．年会网站之公司网站连结

2 W- l. }) }% X$ O" x+ m2 y) @

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） 7 c7 A7 H+ x, g0 o* C

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ) D! u' k0 b! B3 }" O# \+ b6 b２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 8 n' C0 t, ?. F# T６、公司名称列于大会手册赞助单位 3 R' }# P  F5 ?9 b& S8 w７、年会网站之公司网站连结 : r. Z% D0 K# k( ?3 b5 }

9 R6 I! r9 s) N6 b5 a# E

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： 2 K: |. V) M1 G2 A+ v1 P1 ~1 h１、提供1位免费名额参加年会 2 I$ V5 d' E: ?; t" b7 K8 C２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ' N  |$ M% z# T) N$ C, t- \３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 # V  ?* V; H3 n5 y3 E４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 8 u7 S: ^) s- i$ y+ W３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： 6 I$ Z/ u2 a$ h１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 # r6 _  \/ ]$ R$ E２、公司名称列于大会手册赞助单位 8 `$ [  c$ ^1 S% s, M& ^7 U+ |9 p３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
# [$ L( a% n* S% J8 P& }8 }0 n7 y（一）硬件
１、展场租金。
" Q0 b; s/ n/ `7 [! j0 W8 g# `3 o２、水、电、空调费用。
! g( C9 @7 m1 z* Z5 Z３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
( u6 c8 ]0 x& C# @; Z（二）软件
5 i9 H1 y" w8 v- E0 {5 v$ r# V! j4 p１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
& C, W5 d1 ?  u* N３、人事费用
$ b% F( r& ]/ l# N( P/ V４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
, w: l5 J3 N7 h; E" l+ Z８、清洁费用
% E+ M: Q0 y" S" Q/ |' j: l（三）装潢费用
（四）其他
! ~& m3 L% f% S! H9 Z１、差旅费
# O( p$ h* {0 ^1 t% ~２、货物运输费用
３、礼品费
% |% Y6 j% c# T; ]  ]& }: H４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
% n0 p! ~7 q% O/ |　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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